iRegistratúra

Originálne cloudové riešenie poskytuje overené služby a funkcionalitu.

Správa registratúry patrí k základným povinnostiam každej organizácie a vykonávanie pomocou softvérovej služby je veľmi výhodné. Slovenská legislatíva kladie na automatizovanú správu registratúry množstvo požiadaviek.

  • Jednoduché, prehľadné a logicky usporiadané používateľské rozhranie umožňuje rýchle oboznámenie sa so službami a ich efektívne využívanie.
  • Môžete sa spoľahnúť, že vždy pracuje s aktuálnou verziou v súlade s legislatívou.

Cloudové služby pre všetkých

Základné školy
Stredné školy
Jazykové školy
Domovy sociálnej starostlivosti
Centrá sociálnych služieb
Zariadenia pre seniorov
Detské domovy
Jedálne, internáty
Stavebné firmy
Divadlá
Centrá voľného času
Galérie
Knižnice
Múzeá
Kultúrne strediská
Malé firmy

Základné
služby v cloude

DWCloud ponúka portfólio základnýchslužieb, z ktorých si môže zákazník vybrať.

Službu označenú hviezdičkou si možno vybrať len v spojení so službou iRegistratúra.Ostatné služby sú navzájom nezávislé.

1.

iRegistratúra

Softvérová služba zabezpečuje automatizovanú správu registratúry.

  • Certifikát MV SR o zhode s legislatívnymi požiadavkami na najvyššej možnej úrovni zaručuje včasné zapracovanie zmien.
  • Kompatibilita so štandrdami slovenského eGovermentu z pohľadu použitia súborov, dátových štruktúr, integračných rozhraní, bezpečnosti a cloud computingu.
Video ukážky(návod na používanie)

Opis iRegistratúry:

  • evidencia doručených záznamov (podateľňa)
  • uloženie do nového alebo existujúceho spisu
  • príprava a tvorba odoslaných záznamov s možnosťou využitia šablón
  • podpora celého životného cyklu záznamov a spisov - od vzniku až po vyradenie
  • podpora prístupových práv, registratúrneho plánu, organizačnej štruktúry
  • podpora pre všetky evidenčné pomôcky, tlačové výstupy a spracovania požadované legislatívou, napríklad ročné uzávierky
  • efektívne vyhľadávanie na základe rôznych kritérií
  • vedenie histórie spracovania na úrovni spisov a záznamov

Organizácia má dokonalý prehľad o svojej registratúre bez rizika straty údajov s možnosťou dohľadania všetkých údajov a bez starosti o prevádzku a údržbu serverovej infraštruktúry.

2.


Pracovné porady a úlohy

Zjednodušuje životný cyklus pracovných úloh, ktoré vznikajú na porade aj mimo nej, a umožňuje vyhodnocovať ich riešenie.

Cieľom služby je podporiť riadiacu a kontrolnú činnosť vedúcich pracovníkov v oblasti zadávania a sledovania pracovných úloh a porád, ako aj zjednodušiť a sprehľadniť plnenie pracovných úloh ich riešiteľmi. Aplikácia významným spôsobom optimalizuje procesné riadenie a zvyšuje efektívnosť činnosti organizácie.

3.


Spracovanie
zmlúv a dodatkov

Umožňuje elektronizáciu procesov spracovania zmlúv a dohôd, podporuje jednotlivé kroky spracovania zmlúv a dohôd dokumentačným systémom, umožňuje realizovať zmeny v priebehu životného cyklu zmluvy a dohody.

Ponúka zabezpečený prístup k informáciám o zmluvách a dohodách zodpovednému zamestnancovi a jeho nadriadenému bez nutnosti viesť podporné evidenčné agendy, resp. využívať prístup do ekonomického systému, kde je finálne zmluva a dohoda evidovaná.

4.


Spracovanie
požiadaviek na objednávky

Spracováva požiadavky na obstaranie tovarov, prác a služieb (POBJ), vychádza z dôslednej aplikácie procesného riadenia a maximálne možnej automatizácie celého procesu spracovania.

Výrazne zvyšuje efektívnosť a transparentnosť nakladania s finančnými prostriedkami zákazníka a zabezpečuje bezproblémový obeh a urýchlenie procesu spracovania POBJ a vylúčenie časových strát a rizika straty dokladov, garantuje jednotné spracovanie POBJ v celej organizácii.

5.


Spracovanie
doručených faktúr

Podporuje plne elektronické spracovanie celého životného cyklu doručených faktúr od ich evidencie cez formálne a vecné overenie, schválenie až po úhradu.

  • evidencia faktúry v elektronickom tvare (skenovanie papierovej faktúry)
  • elektronická faktúra doručená e-mailom vrátane ľubovoľného množstva príloh
  • riadenie obehu faktúr v elektronickom tvare
  • možnosť definovať špecifický proces spracovania pre rôzne typy faktúr
  • prideľovanie pracovných úloh používateľom podľa definovaného postupu spracovania
  • monitoring spracovania doručenej faktúry
  • upozornenie na prekročenie stanovených termínov spracovania
6.


Spracovanie
cestovných príkazov

Riešenie je postavené na jednoduchej elektronizácii procesov a spracovania tuzemských a zahraničných cestovných príkazov, poskytuje podporu jednotlivých krokov pri spracovaní cestovného príkazu, a samozrejme, aj pri realizácii zmien v procese rezervácie zdrojov - osôb, motorových vozidiel - v priebehu spracovania.

V prípade prideľovania prostriedkov a zabezpečenia technických činností pre potreby pracovnej cesty riešenie nadväzuje na agendu Požiadavky na objednanie tovarov, prác a služieb a Žiadanky na prepravu.

7.


Spracovanie podaní

Zabezpečuje procesné spracovanie podaní v súlade s požiadavkami legislatívy, uľahčuje sledovanie a dodržiavanie príslušných termínov a poskytuje prehľad o všetkých spracovaných podaniach v organizácii.

Modul je plne integrovaný s automatizovanou správou registratúry a využíva príslušné typy spisov pre ukladanie a spracovanie podaní.

Evidencia a komplexné spracovanie nasledovných typov podaní:

  • sťažnosti
  • petície
  • žiadosti o informáciu
8.


Spracovanie dovoleniek

Riešenie a podpora elektronického obehu spracovania dovolenkového lístka, jeho vytváranie, schvaľovanie, modifikácia a akceptácia.

K informáciám o dovolenkových lístkoch má bezpečný prístup zamestnanec aj jeho nadriadení bez nutnosti viesť podporné agendy, respektíve využívajú prístup do ekonomického systému, kde je finálne dovolenka zamestnanca spracovaná. Ťažiskom riešenia je náhrada papierového dokumentu dovolenkového lístka elektronickým formulárom, rýchlejší, elektronický obeh schvaľovania a jednoduché spracovanie údajov zamestnanca po návrate z dovolenky v nadväznosti na dochádzkový systém a systém miezd. Dostupné sú prehľady, štatistiky o plánovanej dovolenke, prebiehajúcich procesoch schvaľovania, čerpaní dovolenky a vyššia podpora systému pre používateľa pri práci s dovolenkovými lístkami. Zároveň je možné zo systému tlačiť výstupné zostavy podľa rôznych výberových kritérií.

9.


Dokument
manažment systém

V systéme je možné vytvárať, evidovať a ukladať rôzne typy dokumentov. Dokument manažment systém (DMS) vám poskytne bezpečné úložisko dokumentov s možnosťou ich roztriedenia do zložiek alebo spoločných priestorov napr. pre rôzne projekty.

Okrem toho si môže každý používateľ nastaviť potrebné prístupové práva a pozvať iných do spoločného diskusného fóra.

  • evidencia veľkého množstvo dokumentov a písomností
  • neustály prehľad o aktuálnosti vašich dokumentov
  • efektívne riadenie a spravovanie obrovského množstva dokumentov
  • istota pre vás, že pracujete s aktuálnym dokumentom

Pozn.: Všetky základné služby štandardne nie sú poskytované s integráciou na externé aplikačné systémy (napr. na ekonomický systém). Zákazník si ich však môže formou doplnkovej služby objednať.

Doplnkové
služby v cloude

Zvyšujú používateľský komforta poskytujú ďalšiu funkcionalitu.

Doplnkové služby sa dajú zakúpiť len v spojenís niektorou zo základných služieb.

1.


Fulltextové vyhľadávanie

Efektívne fulltextové vyhľadávanie v dokumentoch a metadátach, jednoduché a intuitívne ovládanie, prehľadná a elegantná prezentácia výsledkov vyhľadávania, podpora pre fazetové vyhľadávanie a plná integrácia s ostatnými modulmi a aplikáciami.

2.


Mobilná aplikácia
pre dokument
manažment systém

Mobilná aplikácia pre iOS a Android umožňuje jednoducho, bezpečne a z akéhokoľvek miesta využívať dokument manažment systém na tablete alebo mobile. Používateľ tak získa aj možnosť práce s dokumentmi v off-line alebo on-line režime.

3.


Skenovanie, OCR

Skenovanie umožňuje prevod papierových dokumentov do elektronickej formy, pričom v systéme je uložený sken dokumentu (obsah) spolu s popisnými údajmi o dokumente (metadáta).

Služba podporuje online aj offline skenovanie. Pri online skenovaní používateľ zapíše popisné údaje o dokumente a súčasne aj skenuje dokument. Pri offline skenovaní používateľ najprv eviduje dokumenty (zapisuje popisné údaje) a skenovanie (obvykle hromadné) prebieha až neskôr. Spárovanie popisných údajov so skenom dokumentu sa vykonáva na základe čiarového kódu, ktorý používateľ nalepí na papierový dokument a zapíše ho medzi popisné údaje. Samotné spárovanie typicky prebieha ako dávkové spracovanie po skenovaní určitej dávky dokumentov. Voliteľne je možné spracovanie skenovaných dokumentov pomocou optického rozoznávania znakov (OCR).

4.


Integrácia na externé systémy

Predmetom služby je integrácia danej základnej služby na konkrétny externý systém podľa špecifických potrieb zákazníka. Ide o doplnkovú službu na zákazku, ktorá bude realizovaná na mieru.

Rozšírenie
iRegistratúry

Rozšírenie je obohatenie funkcionalitypodľa potrieb zákazníka.

1.


Integrácia na ÚPVS

Rozšírenie iRegistratúry umožní rozsiahlu integráciu do eGovernment infraštruktúry a pripojenie na elektronické schránky Ústredného portálu verejnej správy. Z prostredia automatizovanej správy registratúry môžete obojsmerne komunikovať s využitím elektronických schránok aj kvalifikovaného elektronického podpisu, prípadne kvalifikovanej elektronickej pečate.

2.


Workflow

Umožňuje využívať rôzne procesy, ako je napr. schvaľovanie, pripomienkovanie, dávanie na vedomie alebo na stanovisko, čo zefektívňuje a sprehľadňuje činnosť organizácie. O každom dokumente sa dá zistiť, v akom štádiu spracovania sa práve nachádza, kto je jeho spracovateľ, ako dlho bol u daného spracovateľa, či a o koľko bol prekročený stanovený termín spracovania a podobne - inými slovami - máte detailný prehľad o vybavovaní každého dokumentu.

Vyskladajte si svoju službu